Hanno diritto all’autocertificazione

1. tutti i cittadini italiani;
2. tutti i cittadini dell’Unione Europea con le stesse modalità dei cittadini italiani;
3. tutti i cittadini di paesi extracomunitari residenti in Italia ma limitatamente a dati e fatti che si sono verificati presso fonti italiane (amministrazioni pubbliche e soggetti privati).

Le amministrazioni ed i servizi pubblici (vedi INPS, ENEL, ACEA, ecc.) sono obbligati ad accettare l’autocertificazione in tutti i casi previsti mentre i privati (banche, assicurazioni, ecc.) ed i tribunali non sono tenuti ad accettare l’autocertificazione. La mancata accettazione dell’autocertificazione costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
L’autocertificazione può essere fatta in tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione ed in particolare i Comuni, le Scuole, l’Università e la Motorizzazione Civile non possono più chiedere certificati ma solo autocertificazioni.
Per autocertificare è sufficiente scrivere una dichiarazione in carta semplice o su appositi moduli messi a disposizione dalle amministrazioni stesse e sui quali è inserito il richiamo alle sanzione penali previste dall’art. 76 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l’informativa di cui all’art. 10 della legge 31/12/96, n. 675 (art. 48 D.P.R. 445/00)

L’autocertificazione (dichiarazione sostitutiva di certificazione):

• va firmata dal cittadino interessato senza autentica e senza bollo;
• può essere presentata anche da un’altra persona o spedita;
• è definitiva ed ha la stessa validità del certificato che sostituisce.

Gli uffici pubblici non possono richiedere gli estratti di stato civile (sono le amministrazioni che se li devono procurare nei casi necessari quali la richiesta di pubblicazione di matrimonio, l’adozione, ecc.).

Dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
  stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
  di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• qualità di vivenza a carico;
  tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Come si possono fare le dichiarazioni sostitutive dei certificati?

Scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive.
Trasmettendo documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico ed informatico, alle amministrazioni pubbliche.

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Tutte le altre situazioni, fatti e qualità personali conosciute dal cittadino e non comprese nell’elenco: “dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni” possono essere dichiarate con dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art.47 D.P.R. n.445/00).
Quando l’atto di notorietà è presentato insieme o successivamente ad una domanda non va autenticato, ma può essere:

• sottoscritto davanti al dipendente addetto (art.30 D.P.R. n.445/00);
• trasmesso tramite fax sempre con allegata la fotocopia del documento di identità (art. 38 D.P.R. 445/00).

Come si possono fare le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà?

Dichiarando stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato e non compresi nell’elenco: “dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni”, anche contestualmente all’istanza e sottoscritti dall’interessato in presenza del dipendente addetto (art.47 D.P.R. n.445/00).
Per chi partecipa ai concorsi pubblici non è più prevista la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all’originale. Le amministrazioni non possono richiedere l’autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi (art.3, comma 5, legge 127/97).
Non è più necessaria la presenza di testimoni nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano rese da chi non sa o non può firmare.

Validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori

I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata; le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art.41 D.P.R. n.445/00).
Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art.48 D.P.R. n.445/00).

Quando l’autocertificazione non è ammessa?

L’autocertificazione non è ammessa (art.49, comma 1, D.P.R. n.445/00):

• per i certificati medici;
• per i certificati sanitari;
• per i certificati veterinari;
• per i certificati di origine;
• per i certificati di conformità all’Unione Europea;
• per i certificati di marchi;
• per i certificati di brevetti.

I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un intero anno scolastico (art.49, comma 2, D.P.R. n.445/00).

Come si presenta una copia autentica di un documento

Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse possono essere validamente prodotto in luogo degli originali.
L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data ed il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta da responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Quali sono i casi in cui le amministrazioni non devono più chiedere i certificati ai cittadini?

Quando si tratta di tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati dall’interessato (art.3, comma 1, legge 127/90).
Quando il responsabile del procedimento accerta d’ufficio fatti e qualità che l’amministrazione è tenuta a certificare (art.18 legge 241/90).

Cosa fare se l’autocertificazione non viene accettata.

Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell'autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà segnalando anche, per conoscenza, il tesserino, con gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l'autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dip. Funzione Pubblica - ROMA.La richiesta deve essere redatta in forma scritta. Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l'incaricato non compie l'atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni della reclusione fino a un anno o della multa fino a due milioni di lire.Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricezione della richiesta.La procedibilità è d'ufficio, pertanto non sono richieste querele, istanze o quant'altro.Quindi colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva, si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l'omissione di atti d'ufficio.

D.P.R. 28 DICEMBRE 2000 N.445
(TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA)

Articolo 1 – Definizioni
Ai fini del presente testo unico si intende per
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITA’ la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITA’ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzioni di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonchè dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h).
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Documenti di identità e riconoscimento

In tutti i casi in cui viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta d’identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’ amministrazione dello Stato. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente.